（一）體系文件編寫的要求：

體系文件是由多層、多種文件構成的。因此，組織在編制體系文件時，應注意滿足和考慮下列文件編制的要求：

1.體系文件的系統性

體系文件應反映組織食品安全管理體系的系統特征，應對影響食品安全的環境、工藝、設備、人員等因素的控制做出規定。體系文件的各個層次之間、文件與文件之間應做到層次清楚、接口明確、結構合理、協調有序。因此，在策劃編制體系文件時，應從組織的食品安全管理體系整體出發，所有文件的編制應在統一指導思想、統一規劃、統一步驟下進行。

2.體系文件的法規性

滿足法律法規的要求，是建立體系的前提和基礎。因此組織在建立食品安全管理體系時，應首先盡可能收齊相關法律法規等要求。

體系文件總體依據是ISO22000標準（即GBT22000），因此應首先滿足該標準的要求，同時應結合組織行業特點，滿足《中華人民共和國食品衛生法》、相應的國標以及如《餐飲業食品衛生管理辦法》《組織與集體用餐衛生管理規定》《學生集體用餐衛生監督辦法》和《餐飲業和集體用餐配送單位衛生規范》等法律法規的要求。

3.體系文件的動態性

體系文件的編制是個持續的過程，這個過程是個動態的活動。同時，體系文件在形成后，也應隨著體系的運行而不斷改進和完善。

4.體系文件的適宜性

體系文件的適宜性和有效性取決于人員的素質、技能以及培訓程序的有機結合。在任何情況下，都應尋求體系文件的詳略程度和食堂情況、產品的復雜程度、人員素質等因素相適應，以便使體系文件保持一個合理水平，從而有效的貫徹執行。

5.體系文件的協調性

體系文件編制時，應注意其協調性，文件的協調性表現在一是體系文件的所有規定應與其他管理規定向協調；二是體系文件之間應是相互協調的；三是體系文件應與有關的技術標準、規范相協調；四是應注意處理好各接口的關系并做出明確規定，避免職責不清或相互扯皮。

（二）體系文件的結構

一般而言，組織食品安全管理體系文件可包括食品安全管理手冊、程序文件、工作規程（作業指導書）、食品安全記錄等。文件和文件之間可以分開，也可以合并（如手冊和程序文件之間合并或程序文件與工作規程合并等）；當文件分開時，有相互引用的內容，可附引用內容的條目。

1.食品安全管理手冊

食品安全管理手冊是闡明組織食品安全方針、食品安全目標，并描述食品安全管理體系的文件，屬于綱領性文件。食品安全管理手冊的內容應包括食品安全方針、食品安全目標，組織架構及其職責，組織如何結合標準和法律法規的要求建立體系等。

2.程序文件和工作規程

程序文件是為完成某項活動而規定的辦法和途徑的文件。

工作規程（作業指導書）是指對具體的作業活動做出規定的文件。工作規程（作業指導書）和程序文件的區別在于程序文件描述的通常是跨職能部門的活動，涉及到體系中某個過程的整個活動；而工作規程（作業指導書）往往只應用于某一部門，只涉及到一項獨立的具體活動。

根據標準，要求形成文件的程序包括：文件控制、記錄控制、前提方案、操作性前提方案、處置受不合格影響的產品、糾正措施、糾正、潛在不安全產品的處置、召回、標簽標識和追溯、內部審核、管理評審。

除上述要求形成文件的程序外，還有一些地方要求形成文件，如食品安全方針和食品安全目標、HACCP計劃，原料、輔料及產品接觸材料的信息和危害分析，終產品特性，關鍵限值選定的合理性證據、食品防護、食品反欺詐等。

程序文件和工作規程應與安全管理手冊保持一致，同時可以以相同或相似的格式或大體相同的結構編制，以便使用者熟悉程序，迅速查閱。文件的編寫應簡練、明確，文字應準確流暢，無歧義。

程序文件和工作規程要遵循“5W1H”（由誰做、為什么做、何時何地做、做什么、如何做），以及如何控制，形成什么記錄報告以及相應的簽發手續。

程序文件和工作規程的格式可包括：目的（明確該文件所要達到的目的）、適用范圍（具體應用于哪些領域或環節）、職責（明確該程序的具體責任部門或人）、程序內容（明確該程序的具體操作要點）。

3.食品安全記錄

食品安全記錄是為證明滿足要求的程度或為體系運行的有效性提供客觀證據的文件，也是體系文件的一個組成部分。

根據標準，要求形成記錄的有：文件更改的原因與證據，指定人員采取的適當措施，在食品鏈中進行溝通的信息及來自顧客和主管部門的所有與食品安全有關的要求，管理評審，規定專家職責和權限的協議，對基礎設施進行的維修改造，實施危害分析所需的相關信息，食品安全小組具備所要求的知識、經驗和培訓，經過驗證的流程圖，所有合理預期發生的食品安全危害及確定可接受水平的證據和結果，食品安全危害評價所采用的方法和結果，控制措施評價的結果（監視結果，監視要求和方法），預備信息、前提方案文件和HACCP計劃的更改，驗證策劃，可追溯性信息，糾正措施，糾正、不合格性質及其產生原因和后果的信息和不合格批次的可追溯性信息，對召回方案有效性的驗證，當測量設備失效時對以往測量結果有效性的評價和相應措施，策劃驗證的結果，驗證活動分析的結果和由此產生的活動，食品安全管理體系的更新活動。

記錄的編制應與程序文件和工作規程的編制同步進行，以便使記錄和程序文件或工作規程協調一致，接口清晰，可操作性強。記錄在填寫內容前是文件，應列出清單，規定有效期。填寫后的記錄應具有可追溯性，妥善保存。

（三）編制體系文件應注意的事項

在編制體系文件的過程中，應注意的事項有：

1.準確。文件編寫的過程中，遣辭造句要明確，不能含糊其辭，模棱兩可。如要嚴格區分“應該”、“必須”、“可以”、“允許”等詞匯的強制性和讓步性，不能混淆。

2.具體。不能籠統、抽象，內容必須合理可行，符合現有生產工藝，具體可操作，如果籠統抽象，執行時就會無所遵循，勢必造成“空對空”。

3.簡潔。要避免繁瑣冗長，重復累贅。內容應充實，盡量不寫非實質性的條文。文字表述上應簡明扼要，盡量少用議論性、修飾性詞組。

4.嚴謹。邏輯性要嚴密。對同一概念，只能用同一詞組來表述，避免產生矛盾和歧義。如果使用的詞組具有若干含義，應當在“術語”一節中加以說明，以保證對體系文件內容的正確理解。

四、供應商資質要求

（一）企業資質：營業執照（本項目相關咨詢服務等）；

（二）具有通悉國際航空食品規范要求，如歐洲、美洲、亞洲等食品安全要求或食品禁忌成分的控制要求等；

（三）同時能編寫中英文食品安全質量體系文件即ISO22000：2018和HACCP體系文件；

（四）每年至少一次提供國內和國際食品安全的修訂信息。

安全質量管理部

2023年12月8日